Bevor Ihr mit der Planung beginnt, solltet Ihr Euch über die Ziele Eurer Benefizveranstaltung im Klaren sein. Welchen Zweck wollt Ihr mit dem Charity Event unterstützen? Wie viel Geld möchtet Ihr sammeln? Welche Botschaft soll vermittelt werden? Am besten legt Ihr Ziele nach der SMART-Regel fest: Sind Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert, hilft das um bei der Planung und Organisation der Veranstaltung nicht vom Weg abzukommen.
Für den guten Zweck
Benefizveranstaltung planen: Tipps und Ideen
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Benefizveranstaltungen sind eine hervorragende Möglichkeit, um Gutes zu tun, Menschen zusammenzubringen und Geld für wohltätige Zwecke zu sammeln. Egal, ob du eine gemeinnützige Organisation vertrittst oder einfach nur einen Beitrag leisten möchtest, um eine gute Sache zu unterstützen, wir helfen Dir mit unseren praktischen Tipps bei der Planung eines erfolgreichen Charity Events.
Gute Gründe für den guten Zweck: Warum sich die Planung von Benefizveranstaltungen lohnt
Benefizveranstaltungen, egal ob Spendenläufe, Flohmärkte oder Auktionen, sind Win-Win-Situationen für alle Beteiligten. Veranstaltende sowie Teilnehmende tun etwas Gutes und tragen so ihren Teil dazu bei, einen positiven sozialen, politischen oder ökologischen Wandel zu bewirken. Es gibt aber noch weitere gute Gründe, Charity Events zu organisieren:
- Unterstützen die gute Sache: Charity Events dienen nicht nur dazu, Geld für wohltätige Zwecke zu sammeln. Sie schärfen auch das Bewusstsein für wichtige soziale, politische oder ökologische Themen, die sonst untergehen. Während man für den guten Zweck Spenden sammelt, kann man die Öffentlichkeit über Problematiken, aber auch über mögliche Lösungen aufklären.
- Bringen Menschen zusammen: Benefizveranstaltungen bringen Menschen zusammen und schaffen eine Community aus Organisationen, Unternehmen, Freiwilligen und Teilnehmenden, die sich gemeinsam für einen guten Zweck einsetzen wollen. Dabei hat man auch die Möglichkeit, sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen, egal ob es um Freundschaften oder Businesskontakte geht.
- Zeigen soziale Verantwortung: Unternehmen oder Organisationen, die Charity Events ausrichten, zeigen, dass sie sich ihrer sozialen Verantwortung bewusst sind. Das hat einen positiven Effekt auf das Image, hilft, das Vertrauen von Kund*innen und Mitarbeiter*innen zu gewinnen, und die Bekanntheit zu steigern.
In 7 Schritten zur erfolgreichen Benefizveranstaltung
Egal, ob Spendengala, Benefizkonzert oder Tombola: Eine erfolgreiche Benefizveranstaltung will gut geplant sein. Gerade, wenn die Zeit anbricht, in der viele Organisationen um Geld- oder Sachspenden bitten, muss es genügend Anreize geben, um Menschen zu erreichen. Mit unseren Tipps könnt Ihr Schritt für Schritt ein erfolgreiches Charity Event planen:
Bei vielen Events fällt es oft unter den Tisch, sich mit der Zielgruppe auseinanderzusetzen. Besonders bei Benefizveranstaltungen ist das aber wichtig, um auch wirklich die Menschen zu erreichen, die sich für Euer Anliegen interessieren und dafür spenden wollen. Sicherlich erreicht Ihr bereits einige Menschen über Eure gemeinnützige Organisation, Presse oder Soziale Medien. Überlegt aber, wem Ihr Eure Veranstaltung zusätzlich näher bringen wollt – in der Nachbarschaft, in der Wirtschaft oder in der Politik? Je besser Ihr Eure Zielgruppe kennt, desto leichter wird es sein, die Veranstaltung auf ihre Bedürfnisse und Interessen zuzuschneiden.
Natürlich geht es bei einer Benefizveranstaltung darum, Spenden einzusammeln – nichtsdestotrotz fallen auch einige Kosten an. Idealerweise habt Ihr bestehende Mittel und helfende Hände in den eigenen Reihen oder Sponsoren, die bei der Location oder beim Catering unter die Arme greifen. Dennoch: Erstellt einen detailierten Kosten- und Finanzierungsplan und berücksichtigt dabei alle anfallenden Kosten – von der Miete des Veranstaltungsortes über Catering bis hin zu Werbematerialien. Der Kostenplan hilft, sicherzustellen, dass auch genug Geld für den wohltätigen Zweck gesammelt wird.
Übrigens: Der Budgetplan kann auch wichtig für die Steuererklärung sein, denn bei Veranstaltungen kann unter Umständen eine Steuerpflicht entstehen – etwa, wenn es Eintrittsgelder gibt oder Verkäufe stattfinden. Vielleicht sprecht Ihr Euch auch mit einer Steuerberatung ab, damit die Benefizveranstaltung steuerkonform abgesichert ist, aber auch, damit Ihr steuerliche Vergünstigungen geltend machen könnt.
Findet Ihr Sponsor*innen oder Partner*innen für Eure Benefizveranstaltung, kann das einerseits dazu beitragen, die Kosten zu decken, andererseits hilft es auch, die Reichweite Eurer Benefizveranstaltung zu erhöhen. Ihr habt mehrere Möglichkeiten:
- Geldsponsoring: Ihr könnt nach Unternehmen oder Organisationen suchen, die mit einer Finanzspritze die Veranstaltung unterstützen wollen.
- Sachsponsoring: Sponsor*innen können auch Waren oder Dienstleistungen bereitstellen – etwa den Veranstaltungsort, das Unterhaltungsprogramm oder das Catering.
- Markensponsoring: Bei einer Markenpartnerschaft könnt Ihr die Ressourcen von Unternehmen nutzen – über Anzeigen, Kampagnen oder Social Media – und mehr Aufmerksamkeit für Euren Zweck schaffen.
Egal, worauf die Entscheidung fällt, achtet darauf, dass die Unternehmen mit Eurem Zweck in Einklang stehen und Interesse an einer Zusammenarbeit haben.
Das am besten geplante Charity Event bringt keine Spenden, wenn die Zielgruppe nichts von der Veranstaltung weiß. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Eurem Event mehr Sichtbarkeit zu verschaffen – über Soziale Medien, Flyer und Plakate oder Mundpropaganda. Habt Ihr eine Website oder einen Newsletter, solltet Ihr diese Kanäle nutzen, um das Event anzukündigen. Außerdem lohnt es sich, mit der lokalen Presse zusammenzuarbeiten, sie können die Veranstaltung ankündigen und begleiten. Kommuniziert das Event auch Plattformen wie BetterPlace.org oder Startnext.com, um mehr Aufmerksamkeit zu bekommen und weitere Spenden zu generieren.
Natürlich ist es nicht unwichtig, Spendenmöglichkeiten zu schaffen. Neben Bargeldspenden sind auch Online-Spenden, Silent Auctions oder Basare möglich. Die Auswahl an verschiedenen Möglichkeiten zu spenden, kann es den Gästen der Benefizveranstaltung vereinfachen, Geld zu spenden.
Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung. Setzt Euch im Team zusammen und analysieret, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Holt auch Feedback von Sponsor*innen ein, um die Kritik mitzunehmen, solltet Ihr ein weiteres Event planen wollen. Außerdem solltet Ihr nicht vergessen, Euch bei den Unterstützenden zu bedanken. Ein Follow-up wie etwa eine persönliche Dankesnachricht kann langfristige Bindungen zur Community knüpfen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie auch in Zukunft Deinen Zweck unterstützen.
Kreativ spenden sammeln: 8 Ideen für Benefizveranstaltungen
Geht es an die Planung der Benefizveranstaltung, geht es darum, ein passendes Programm zu finden, das zum guten Zweck passt. Genauso wichtig ist es aber auch an die Menschen zu denken, die erreicht werden sollen. Vielleicht ist unter unseren acht Ideen etwas für Euch und Euren guten Zweck dabei?
- Flohmarkt: Eine der einfachsten, am wenigsten kostenaufwendigen Ideen, Spenden zu sammeln, ist ein Flohmarkt. Du kannst Menschen zusammentrommeln, die gebrauchte Gegenstände verkaufen wollen. Damit sich genug Teilnehmende finden, kann nur ein Teil des eingenommenen Geldes Deinem Zweck zu Gute kommen.
- Kuchenbasar: In einem backwilligen Team kannst Du Freiwillige organisieren, die Kuchen, Muffins oder andere Leckereien backen. Anschließend könnt Ihr es auf einem Basar verkaufen.
- Tombola: Auch eine Tombola ist perfekt zum Spenden sammeln. Für wenige Euro könnt Ihr Lose verkaufen. Zu gewinnen gibt es Preise, die idealerweise von Sponsor*innen gestiftet werden.
- Sportveranstaltungen: Fußballspiel, Golfturnier oder Spendenlauf: Die Möglichkeiten für sportliche Events sind unendlich. Die Spendenkasse füllt sich schon allein, wenn man Teilnahmegebühren zahlen oder Eintrittskarten kaufen muss.
- Benefizkonzert: Live-Konzerte, Festivals oder Liederabende bringen Menschen mit gleichen Interessen zusammen - perfekt, um durch den Eintritt, den Verkauf von Merch oder über Trinkgelder Geld zu sammeln. Vielleicht könnt Ihr sogar bekannte Künstler*innen für Eure Idee gewinnen?
- Workshop: In Koch- oder Malkursen lernen Teilnehmende etwas, während die Teilnahmegebühr als Spende verbucht werden kann.
- Auktionen: Kennt Ihr lokale Künstler*innen, könnt Ihr sie bitten, Kunstwerke oder Wohnzimmerkonzerte zu spenden, die bei einer Auktion unter den Hammer gebracht werden. Oft fällt es leichter, etwas zu ersteigern, als nur einen Geldbetrag zu spenden.
- Spendengalas: Bei Dinnerpartys, Galas oder Banketten bringt man einfach eine große Gruppe von Menschen, um sich zu vernetzen und oft größere Spenden für den gemeinnützigen Zweck zu gewinnen.
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