In 3 Schritten zum perfekten Onboarding
Onboarding-Checkliste
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Ein gutes Onboarding ist nicht zu unterschätzen: Werden neue Mitarbeitende durchdacht und effizient eingearbeitet, finden sie sich schneller ein, sind zufriedener und produktiver. Und gehören nicht zu den Arbeitnehmenden, die noch in der Probezeit kündigen. Bei uns erfährst Du, wie man einen guten Onboarding-Prozess plant –und typische Fehler vermeidet. Hole Dir Onboarding-Tipps und die Onboarding-Checkliste!
Was ist ein Onboarding?
Der Begriff Onboarding leitet sich vom Englischen „taking on board“ (dt. „jemanden an Bord nehmen“) und bezeichnet einen Prozess im Personalmanagement. Dabei geht es darum, neue Mitarbeitende in das Unternehmen oder die Organisation zu integrieren und sie schnell, aber effektiv zu wertvollen, zufriedenen Teammitgliedern zu machen. Man sollte es allerdings nicht mit der Einarbeitung verwechseln – denn es geht weit über die Einarbeitung in fachliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Prozesse hinaus. Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag, da sich der neue Mitarbeitende schon im Einstellungsverfahren ein Bild vom Unternehmen macht. So geht es im Onboarding auch darum, dass neue Mitarbeitende
- die Unternehmensstruktur und wichtige Prozesse kennenlernen,
- Unternehmensziele und -werte vermittelt bekommen,
- erste soziale Kontakte knüpfen und
- die Unternehmenskultur kennenlernen.
Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?
Viele Arbeitgebende beklagen einen Fachkräftemangel und ziehen an, wenn es um das Recruiting von neuen Mitarbeitenden geht. Sie locken mit flexiblen Arbeitsmodellen oder ansprechenden Benefits – geht es allerdings um den Onboarding-Prozess lässt dieser Elan nach, sobald die Bewerbenden ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben. Umfragen zeigen aber wie wichtig sie für die Bindung von Mitarbeitenden sind: softgarden fand heraus, dass das Onboarding für 49 Prozent der Bewerbenden bei der Entscheidung für einen Arbeitgebenden relevant ist. Fast jeder fünfte Bewerbende kündigte sogar in den ersten 100 Tagen, weil typische Onboarding-Fehler gemacht wurden. Ein gutes Onboarding dagegen bringt handfeste Vorteile für Unternehmen:
- Fluktuation: Onboardings haben immer zum Ziel, Mitarbeitende zu binden und die Fluktuation zu verringern. Der Einarbeitungsplan sollte sicherstellen, dass sich die neuen Kolleg*innen willkommen und wertgeschätzt fühlen.
- Motivation: Ein gut organisierter Onboarding-Prozess, der auf den neuen Mitarbeitenden und seine Position abgestimmt ist, ist auch ein Zeichen der Wertschätzung. Das wirkt sich auf die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft aus.
- Produktivität: Je besser und schneller neue Mitarbeitende mit den Abläufen im Unternehmen vertraut gemacht werden, desto besser und schneller können sie selbst produktiv arbeiten und ein wertvolles Teammitglied werden
8 typische Onboarding-Fehler, die Du vermeiden kannst
- tl;dr: Am ersten Arbeitstag gibt es zu viele Informationen.
- Kein Onboarding-Buddy: Oft werden neue Mitarbeitende allein auf ihren neuen Job losgelassen – ohne Kontaktpersonen, Mentor oder „Buddy“, an die sie sich mit Fragen wenden können.
- „Computer sagt Nein“: Laptop, E-Mail-Konto, Systemzugang sowie Programmzugriffe sind nicht eingerichtet, sodass neue Mitarbeitende in den ersten Tagen nicht arbeiten können.
- Eins für alle: Das Onboarding ist nicht auf die individuellen Bedürfnisse des neuen Mitarbeitenden zugeschnitten, sodass Wissenslücken entstehen, wenn es um Aufgaben, Ziele und Arbeitsweisen geht.
- Communication isn't Key: Es gibt keine offene Kommunikation, die sicherstellt, dass sich die neuen Mitarbeitenden willkommen und unterstützt fühlen. Es gibt keinen Raum für Fragen oder Feedback.
- Teamwork makes the dream work: Die neuen Mitarbeitenden werden dem Unternehmen und Team nicht vorgestellt oder nicht zu sozialen Aktiviäten wie Lunch oder Afterwork Drinks eingeladen.
- Welche Unternehmenskultur? Neuen Mitarbeitenden fehlt das Verständnis für die Unternehmenskultur, Werte und Normen, weil es im Onboarding-Prozess oft vergessen wird.
- Keine Zeit: Die Einarbeitungsphase ist zu kurz; viele Unternehmen nehmen sich nicht genug Zeit, neue Mitarbeitende in fachliche Prozesse einzuarbeiten.
Onboarding-Prozess: In 3 Schritten zur Mitarbeiterbindung
Ein gutes Onboarding-Programm hat eine klare Planung und Struktur und wird oft in drei Phasen unterteilt: Vorbereitung, Orientierung und Integration. Je besser die ersten drei bis sechs Monate organisiert sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Beschäftigten langfristig in dem Unternehmen bleiben.
Die Vorbereitungsphase
- vor dem 1. Arbeitstag
- Fokus: Arbeitsbeginn vorbereiten, organisatorische Aufgaben erledigen
Die Vorbereitungsphase (Preboarding) beginnt mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag – das heißt noch vor dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeit sollte der neue Mitarbeitende möglichst viele Informationen bereitgestellt bekommen, um sich auf den Arbeitsbeginn vorbereiten zu können. Dazu gehört vor allem der notwendige vertragliche und arbeitsrechtliche Papierkram. Währenddessen sollte im Unternehmen dafür gesorgt sein, dass der Arbeitsplatz ausgestattet und eingerichtet ist. Halte Kontakt zum*r Neustarter*in, um Fragen aus dem Weg zu räumen oder Unsicherheiten zu vermeiden. Am besten teilst Du wichtige und nützliche Informationen zum Unternehmen oder zum ersten Arbeitstag proaktiv, das schafft Vertrauen, sorgt für positives Gefühl und zusätzliche Mitarbeiterbindung. Auch die anderen, am Onboarding-Prozess beteiligten Personen sollten immer auf dem neuesten Stand sein.
Onboarding-Tipp: Stehen in der Vorbereitungsphase Team- oder Firmenevents an, ladet den*die neue*n Kolleg*in dazu ein. Das ist die beste Möglichkeit, bereits Kolleg*innen kennenzulernen und Team-Luft zu schnuppern.
Die Orientierungsphase
- Vom 1. Arbeitstag bis zum 3. Monat
- Fokus: Neustartende mit Arbeitsplatz und Team vertraut machen
Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase, die sich über einige Wochen oder die gesamte Probezeit hinziehen kann. In dieser Onboarding-Phase geht es darum, den neuen Mitarbeitenden möglichst schnell in der neuen Arbeitsumgebung aufzunehmen – und die wichtigsten Fragen zu beantworten:
- Was sind meine künftigen Aufgaben und Verantwortungen?
- Mit wem werde ich zusammenarbeiten?
- Wie ist das Unternehmen aufgestellt und welche wichtigen Abläufe und Prozesse gibt es?
- Welche Systeme, Tools und Programme muss ich kennen?
Auf der Onboarding-Checkliste steht auch, dass der Neustartende alle anderen Mitarbeitenden kennenlernt, unabhängig davon, ob sie zusammenarbeiten werden oder nicht. So gewinnt man am besten einen Einblick in alle Teams und Abteilungen, um die Unternehmensstruktur, Produkte und Dienstleistungen zu verstehen – und kann erste Kontakte knüpfen. Für diese Zeit bietet es sich an, dem neuen Mitarbeitenden einen Buddy oder Mentor zur Seite zu stellen, der Fragen nach Passwörtern, Urlaubsregelungen & Co. beantworten kann.
Die Integrationsphase
- Ab dem 3. Monat bis zum 6. Monat
- Fokus: fachliche Einarbeitung und soziale Integration
In dieser Onboarding-Phase soll der Mitarbeitende weiter in das Unternehmen und die Aufgaben eingeführt werden – und nach und nach mehr Verantwortung übernehmen und Eigeninitiative zeigen. Inzwischen sollte der Neustartende bereits in das Team, die Projekte und die täglichen Arbeitsabläufe integriert sein, um schon möglichst eigenständig arbeiten zu können. Zusätzliche Trainings, Workshops und Meetings helfen, weitere wichtige fachliche Kenntnisse zu vermitteln.
Eine repräsentative Umfrage des PINKTUM Institute deckte auf, dass sich 40 Prozent der neuen Mitarbeitenden im ersten Jahr ausgelaugt fühlen.¹ Viele (17%) verlassen das Unternehmen sogar bereits nach 100 Tagen, weil sie sich in der Onboarding-Phase oft allein gelassen fühlen, strukturierte Prozesse und begleitende Mentoren vermissen.² Aus diesem Grund sollte ein besonderes Augenmerk auf der Kommunikation liegen. Onboarding-Tipp: Plane schon von Beginn an regelmäßige Check-Ins oder Feedbackgespräche ein. Sie helfen dem Mitarbeitenden sich in seiner Rolle einzufinden, geben aber auch die Möglichkeit, auf Änderungswünsche einzugehen.
Personalisierte Teamwear und -merch – ein Must-Have
Ein neues Teammitglied in die Runde aufzunehmen, ist die beste Gelegenheit, das ganze Team mit individueller Teamwear auszustatten. Das können T-Shirts oder Hoodies mit dem Firmenlogo sein, Trikots mit Namen und Nummern oder Merch mit Branding – etwa Taschen oder Flaschen, die sich auch gut als Willkommensgeschenk auf dem Schreibtisch machen.
Onboarding-Tipp #1: Erstelle eine Onboarding-Checkliste
In der Vorbereitungsphase des Onboardings solltest Du sicherstellen, dass alle wichtigen Voraussetzungen für einen gelungenen Arbeitseinstieg getroffen sind. Damit man nichts aus den Augen verliert, kannst Du eine Checkliste erstellen, die folgende Punkte enthalten sollte:
In der ersten Onboarding-Phase, der Vorbereitungsphase, sollten folgende Punkte auf der Checkliste stehen:
- Unterlagen vorbereiten: Sorge dafür, dass alle notwendigen Unterlagen wie Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung oder Betriebsordnung rechtzeitig unterschrieben werden.
- Arbeitsplatz einrichten: Warte nicht bis zum ersten Arbeitstag damit, den Arbeitsplatz einzurichten, sondern kümmere Dich einige Wochen vorher um Hard- und Software sowie Arbeitsmaterialien. Das gilt auch für Zugänge, Ausweise oder Passwörter!
- Onboarding-Prozess planen: Hol die anderen im Team frühstmöglich ab und informiere sie über den Ablauf den Onboardings. Lege bereits Termine für Meetings, Schulungen und Workshops fest.
- Buddy festlegen: Finde jemanden im Team, der persönliche*r Ansprechpartner*in des neuen Mitarbeitenden wird und besprecht die Erwartung an diese Rolle.
- Willkommenpaket erstellen: Erstellt ein kleines Willkommenspaket, in dem nicht nur wichtige Unterlagen enthalten sind, sondern auch ein paar Geschenke zum Einstand. Das können Goodies wie Trinkflaschen, Stoffbeutel oder Caps (natürlich mit Logo) oder andere nützliche Mitarbeitergeschenke wie Gutscheine. Aber auch Grußkarten oder Süßigkeiten sind eine schöne Überraschung zum Arbeitsbeginn!
Und nicht zu vergessen: Bestellt Teamwear für den Neustartenden nach!
Am ersten Arbeitstag und in den ersten zwei Wochen der Orientierungsphase geht es darum, dem Neueinsteigenden im Team und im Unternehmen einen guten Start in den Job vorzubereiten. Ein paar To-Dos, die man nicht vergessen sollte:
- Vorstellung im Unternehmen: Macht einen Rundgang durchs Unternehmen, um Teams und Kolleg*innen persönlich kennenzulernen. Aber auch eine Rundmail oder eine Nachricht in einem Messenger-Channel ist angebracht, um den neuen Mitarbeitenden vorzustellen.
- Vorstellung im Team: Nehmt Euch Zeit, um Euch im Team kennenzulernen. Besonders die Kolleg*innen, mit denen der neue Mitarbeitende direkt zusammenarbeiten wird, sollten am ersten Tag schon bei der Begrüßung vor Ort sein. Auch den Buddy sollte der neue Mitarbeitende sofort kennenlernen.
- Onboarding-Prozess erklären: Besprecht, wie der Onboarding-Prozess ablaufen wird und welche Erwartungen für die ersten Wochen und Monate bestehen. Plant schon erste Feedbackgespräche nach zwei Wochen, einem und drei Monaten, um den Prozess ggf. optimieren zu können.
- Unternehmen kennenlernen: Auch über Unternehmensstruktur, Kultur und Werte kann man bereits in den ersten Tagen informieren.
Die Agenda für den ersten Arbeitstag sollte nicht zu vollgepackt sein. Konzentriert Euch auf das Wesentliche: das neue Teammitglied willkommen heißen!
Hardware, Software und Arbeitsmaterialien sollten bereits vor dem Arbeitsbeginn stehen. Am ersten Arbeitstag kann man sich aber um das Einrichten des Arbeitsplatzes kümmern – von Schreibtischarbeitsplatz über Ausweise und Zugänge bis hin zu Passwörtern für wichtige Systeme, Tools und Programme.
Sind die Grundlagen gelegt, kann die fachliche Einarbeitung beginnen – und für die sollte man sich genug Zeit nehmen. Je nach Position, Komplexität der Aufgaben und persönlichen Eigenschaften des neuen Teammitglieds, dauert es zwischen drei und sechs Monate. Für diese Zeit sollte ein Einarbeitungsplan erstellt werden, der klare Ziele, Aufgaben, Termine und Ansprechpersonen genau festlegt und an den sich Teammitglieder und Vorgesetzte halten.
Legt gleich am ersten Arbeitstag fest, wann Feedbackgespräche stattfinden – beispielsweise nach einem Monat und nach drei Monaten. Mit diesen Gesprächen stellt Ihr sicher, dass Ihr beim Onboarding auf Kurs bleibt und sich das neue Teammitglied sich gut aufgehoben fühlt. Das kann entscheidend zur Mitarbeiterbindung beitragen.
Keine Zeit, eine Onboarding-Checkliste zu erstellen? Nutze gern unsere kostenlose PDF, die Du mit einem Rechtsklick einfach herunterladen kannst – ausdrucken und immer wiederverwenden!
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Quellen:
¹ PINKTUM Institute: Repräsentative Umfrage: 40 Prozent der neuen Mitarbeitenden sind kraftlos, 2025, zuletzt aufgerufen am 26.09.2025
² softgarden: Onboarding Reloaded 2022, zuletzt aufgerufen am 26.09.2025
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